Sende faktura til UDI
1. Generelle vilkår
Leverandøren kan ikke fakturere oppdragsgiveren før leveransen er levert.
Betalingsfrist er netto 30 dager etter mottak av korrekt faktura.
Leverandøren skal sende alle fakturaer elektronisk i standardformatet EHF (eksternt nettsted) til UDIs organisasjonsnummer: 974 760 746
Leverandørens fakturaer skal være i tråd med krav til innhold i EHF-faktura i tabellen nedenfor. Oppdragsgiveren kan sende tilbake fakturaer med feil eller mangler til leverandøren for retting, eventuelt be om kreditnota og ny korrekt faktura. Oppdragsgiveren er uansett ikke pliktet til å betale fakturaen før leverandøren har sendt en faktura som oppfyller kravene i tabellen.
Dette betyr at leverandøren blant annet alltid må føre opp egne fakturalinjer for alle varer og tjenester han har levert med korrekt artikkelnummer, antall, enhetskode og en artikkelbeskrivelse som gjør det lett for oppdragsgiveren å forstå hva leverandøren har levert. Leverandøren skal aldri slå sammen varene og tjenestene til en samlelinje.
Hvis oppdragsgiveren ber om det, skal leverandøren sende en testfaktura i XML- og PDF-format. Oppdragsgiveren skal kontrollere og godkjenne oppsettet før leverandøren kan begynne vanlig fakturering.
Hvis leverandøren gir ansvaret for fakturering til en annen virksomhet, skal han varsle oppdragsgiveren om dette før denne virksomheten sender oppdragsgiveren den første fakturaen, og gi oppdragsgiveren alle de opplysninger som er nødvendige for å kunne betale. Leverandøren skal også varsle denne virksomheten om at alle kravene til fakturering i avtalen også gjelder for dem.
Oppdragsgiveren og leverandøren bærer begge sine egne kostnader for elektronisk fakturering.
Om oppdragsgiveren har betalt en faktura, innebærer ikke dette at han har godkjent leveransen.
Hvis oppdragsgiveren ikke betaler i tide, kan leverandøren kreve godtgjøring i form av forsinkelsesrente (som omfatter alle gebyrer og kostnader) etter forsinkelsesrenteloven (eksternt nettsted).
2. Krav til innhold i EHF-faktura
| Type informasjon | Kommentar | Påkrevd? | EHF-lokalisering |
|---|---|---|---|
|
Leverandørs efaktura-adresse |
JA |
/ Invoice / AccountingSupplierParty / Party / EndpointID |
|
|
Leverandørs navn |
JA |
/ Invoice / AccountingSupplierParty / Party / PartyName / Name |
|
|
Leverandørs adresse |
JA |
/ Invoice / AccountingSupplierParty / Party / PostalAddress |
|
|
Leverandørs organisasjonsnr |
JA |
/ Invoice / AccountingSupplierParty / Party / PartyLegalEntity / CompanyID |
|
|
Leverandørs bankkontonummer |
JA |
/ Invoice / PaymentMeans / PayeeFinancialAccount / ID |
|
|
Leverandørens banks SWIFT/BIC-kode |
Leverandører som ikke fakturerer fra et norsk organisasjonsnummer |
/ Invoice / PaymentMeans / PayeeFinancialAccount / FinancialInstitutionBrach / ID |
|
|
Leverandørens IBAN nummer |
Leverandører som ikke fakturerer fra et norsk organisasjonsnummer |
/ Invoice / PaymentMeans / PayeeFinancialAccount / ID[@schemeID='IBAN'] |
|
|
Oppdragsgiverens efaktura-adresse |
JA |
/ Invoice / AccountingCustomerParty / Party / EndpointID |
|
|
Oppdragsgiverens navn |
JA |
/ Invoice / AccountingCustomerParty / Party / PartyName / Name |
|
|
Oppdragsgiverens adresse |
Adressen som skal påføres i dette feltet er: Utlendingsdirektoratet (UDI) |
JA |
/ Invoice / AccountingCustomerParty / Party / PostalAddress |
|
Oppdragsgiverens organisasjonsnummer |
JA |
/ Invoice / AccountingCustomerParty / Party / PartyLegalEntity / CompanyID |
|
|
KID-nummer |
PaymentMeans / PaymentID |
||
|
Fakturanummer |
JA |
/ Invoice / ID |
|
|
Fakturadato |
Datoen leverandøren sender fakturaen til oppdragsgiveren. |
JA |
/ Invoice / IssueDate |
|
Forfallsdato |
Datoen leverandøren krever å få utbetalt fakturabeløpet. Denne datoen skal være 30 dager etter fakturadatoen. |
JA |
/ Invoice / DueDate |
|
Bruttobeløp |
Fakturasum inkludert MVA |
JA |
/ Invoice / LegalMonetaryTotal / PayableAmount |
|
Nettobeløp |
Fakturasum ekskludert MVA |
JA |
/ Invoice / LegalMonetaryTotal / LineExtensionAmount |
|
Valuta |
3-tegns valutakode (Eks. NOK) |
JA |
/ Invoice / DocumentCurrencyCode |
|
MVA-beløp |
JA |
/ Invoice / TaxTotal / TaxAmount |
|
|
Ordrenummer |
Feltet skal kun benyttes dersom bestillingen er gjennomført via oppdragsgivers ERP-system. Ordrenummer vil da genereres automatisk av systemet. |
JA |
/ Invoice / OrderReference / ID |
|
Bestillerkode |
Dette feltet skal inneholde kode til oppgitt/ relevant attestant. Koden skal angis i formatet "1110XXXXX". |
JA |
/ Invoice / BuyerReference |
|
Avtalenummer / kontraktsnummer |
Referanse til oppdragsgiverens oppgitte avtalenummer (saksnummer) med formatet "XX/XXXXX". |
JA |
/ Invoice/ ContractDocumentReference / ID |
|
Fakturalinjenummer |
Identifiserer fakturalinjen. Hver linje må ha en identifikator som er unik. |
JA |
/ Invoice / InvoiceLine / ID |
|
Artikkelnummer/ produktnummer/ varenummer |
Unik identifikasjon for hver vare eller tjeneste. Kan bestå av tall og/eller bokstaver. Skal være den samme som oppgitt i tilbudet, og samme gjennom avtaleperioden. Oppdragsgiveren skal informeres om alle endringer i artikkelnummer. |
JA |
/ Invoice / InvoiceLine / Item / SellersItemIdentification / ID |
|
Artikkelbeskrivelse |
Forklarende navn på tjeneste / produkt. Det er ikke tilstrekkelig å skrive «Se vedlegg» eller «I henhold til avtale». |
/ Invoice / InvoiceLine / Item / Name |
|
|
Enhetspris (eks mva) |
Nettopris inkludert alle rabatter og gebyrer per enhet, men ekskludert MVA. |
JA |
/ Invoice / InvoiceLine / Price / PriceAmount |
|
MVA-sats |
Merverdiavgiftssatsen for kategorien hver vare og tjeneste tilhører. Uttrykt som prosent. |
JA |
/ Invoice / InvoiceLine / Item / ClassifiedTaxCategory / Percent |
|
Antall |
Antall på fakturalinjen. Antallet kan være negativt dersom det er returer etc. |
JA |
/ Invoice / InvoiceLine / InvoicedQuantity |
|
Enhet |
Enhetskode. Kodene skal baseres på UN/ECE rec 20 (ListID = |
JA |
/ Invoice / InvoiceLine / InvoicedQuantity [@schemeID='UnitCode'] |
|
Klassifiseringskode |
Hver vare eller tjeneste skal kategoriseres innenfor korrekt UNSPSC-kategori (eksternt nettsted). Feltet skal inneholde et 8-sifret tall. |
JA |
/ Invoice / InvoiceLine / CommodityClassification / ItemClassificationCode / |
|
Linjetotal (eks. mva) |
Totalt fakturert beløp for varen/tjenesten uten MVA. |
JA |
/ Invoice / InvoiceLine / LineExtensionAmount |